Gestión contable, fiscal y laboral en comunidades

La propiedad horizontal en la comunidad de propietarios:

Se trata de una propiedad especial sui generis caracterizada por la coexistencia en cada uno de los propietarios de un derecho privativo o exclusivo de propiedad sobre los pisos, locales, garajes y  cualesquiera otras entidades destinadas a un disfrute y aprovechamiento independiente, con salida propia a un elemento común o a la vía pública, llamados elementos privativos; junto a un derecho de copropiedad, compartido con todos los propietarios, sobre los elementos , pertenencias y servicios comunes del edificio y necesarios para su disfrute. Por ello, todos los propietarios, como colectivo,  son titulares de los derechos y obligaciones sobre las partes comunes del edificio. Debido a esta concurrencia de derechos aparecen relaciones de interdependencia que hacen necesaria la actividad del gestor o administrador que las regule.

Puesto que  las comunidades de propietarios no tienden a obtener un lucro o ganancia, sino a la gestión propia de los elementos comunes de edificio, no tiene la consideración de persona jurídica, (salvo que efectivamente desarrollen una actividad económica dirigida a obtener un lucro común).

Su régimen fiscal y tributario:

Por cuanto se refiere a su régimen fiscal la comunidad de propietarios, pese a no ser en sentido técnico jurídico una persona jurídica, constituye una unidad económica y un patrimonio separado. Ello la hace susceptible de imposición en los casos previstos en la legislación tributaria, quedando equiparadas en este sentido a las comunidades de bienes.

Así pues la Comunidad de propietarios, en sus actuaciones de gestión de elementos comunes , pueden tener la condición de obligado tributario, no como sujeto pasivo contribuyente,  sino en otros conceptos: como retenedor y como obligado a repercutir  IGIC en caso de percibir rentas , además de tener el deber de cumplir obligaciones formales. Concretamente, le corresponde a través de su administrador:

1. Presentar las declaraciones censales , tanto si  practica retenciones como si soporta o repercute IGIC.
2. Llevar la contabilidad y libros registros de la actividad.
3. Emitir facturas repercutiendo el IGIC, si arrienda elementos comunes, presentando en tal caso las declaraciones trimestrales y  resumen anual. (MOD 420 y 425)
4. Practicar la retención a los trabajadores contratados e ingresarla a cuenta del IRPF , presentando el modelo trimestral y el resumen anual.(MOD. 111 y 190)
5. Presentar  la declaración informativa de operaciones con terceros, en caso de operaciones cuyo importe supere 3.005,06 euros anuales.(MOD. 415)
6. Practicar retenciones en el importe de las facturas a abonar a profesionales contratados para servicios concretos, e ingresarlas a cuenta.
7. Determinación de las rentas atribuibles, que en caso de percibirlas , traslada a los propietarios anualmente. Informar de ello en la AEAT

Llevanza de la contabilidad:

En lo referido a la contabilidad de una comunidad de propietarios, si bien es facultad de la Junta de Propietarios, conforme los art. 14 y 16 LPH aprobar el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes, para lo cual se reúnen al menos , una vez al año, corresponde la llevanza de dichas cuentas al administrador. Así en nuestra labor, actuamos:

1. Preparando con antelación y sometiendo a Junta el plan de gastos previsibles y proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos
2. Ejecutando los acuerdos adoptados respecto a las obras, realizando los pagos y los cobros procedentes, tal como establece el art. 20 LPH.

En este sentido, la comunidad de propietarios no es desde el punto de vista de su concepto mercantil una empresa, como unidad económica de producción de bienes y servicios para satisfacer las necesidades de la sociedad y obtener un lucro. Ello supone que no le es de aplicación con carácter imperativo el Plan General de Contabilidad. No obstante, es siempre aconsejable contratar a una administración de fincas que lleve la contabilidad de la forma más detallada posible. Lo más importante es la transparencia, la claridad y la posibilidad de revisión contable permanente por cualquier propietario en la medida en que se pueda conocer y controlar la situación de la Comunidad en cualquier momento. Anualmente se presentan en Junta de propietarios el balance, así como las cuentas anuales  que reflejen los gastos y los presupuestos para el año próximo. También se dota la comunidad de un fondo de reserva.

Contrataciones de personal y régimen de seguridad social:

En materia de Recursos Humanos, contamos con colaboradores externos para una correcto tratamiento de las obligaciones con la Seguridad Social de cara a los trabajadores que sean contratados por la comunidad. Perseguimos la  contratación de personal cualificado, responsable y confiable, y el empleo de costes razonables. Los servicios de portería, vigilancia, limpieza, mantenimiento, etc. deben atenderse por personal motivado, respetuoso con los vecinos y aplicados para el correcto funcionamiento de todo el inmueble. Nuestra función es seleccionar, cuando se requiera, a personas que reúnan estas aptitudes; revisar la actuación del personal; gestionar lo referente a nóminas, altas y bajas, vacaciones, indemnizaciones y régimen de seguridad social que proceda, mediante el asesoramiento laboral que prestan nuestros colaboradores. Todo ello, a la par que  la comprobación directa por nosotros,de que se cumplen las funciones del personal , a satisfacción de los propietarios, con pleno respeto a los derechos de los trabajadores.